長く同じ会社に勤めていると引継を何度も行う場面がでてきます。また新人研修として基本的なシステムの使い方やワークフローを一通り教えることも増えるかと思います。こういったことを何度も同じことを教えるのはけっこう面倒な作業ではないでしょうか。
業務マニュアルは助けになりますが、細かいところまで教えきれません。マニュアルには往々にして抜けがあったり、内部の人間だけが知っているような暗黙の了解が存在するからです。文書なので教えられる側の読解力にも大きく影響されます。
こういった文字情報ではなく、動画で見せると業務の流れが深く理解できます。
・動画を使えば直感的に理解できる
引継の場合、通常まずはマニュアルを作成するのが一般的なやり方かと思います。これはこれで大事で、自分がやっている業務を文字情報として残しておくというのは、突然自分が働けなくなった場合など不測の事態が起きても他の誰かが対応できるようにしておく必要があります。内部統制としても業務の文書化は重要な要素です。
多くの場合マニュアルだけ読んで事が済むというわけにはいかないので、実際に一緒にやってみて、わかりやすいように説明し、理解度を確認しながら教えていくという工程が発生します。
ただ、あなたが業務を教えてもらう立場だった場合、一回一緒にやってみただけですべて理解し、完全に再現できるでしょうか。もちろん教えてもらう立場であればできる限りメモを取り、再現できるように努力すべきかと思います。ですが、すべてを確実に再現するのは誰にでもできることではありません。
そして一度やってみただけだと理解が完全でないので教えてもらう立場の人は何度か教えてくれた人に確認する必要がでてきます。
これは教える方にとっても教えられる方にとってもけっこうな時間が割かれます。特に教えられる方は弱い立場のときが多いのでなかなか聞き出せずに時間がとられたり、曖昧なまま進めてしまったりするリスクがあります。
こういった引継ぎや新人研修で便利なのは、実際の作業の画面の動画です。画面上の動きを録画しておき、見せてあげれば直感的に理解できます。
もちろん簡単な説明は必要でしょう。文書のマニュアルも一緒に見せてあげればさらに理解が深まります。こうした録画はフリーのソフトもあるので簡単に行えます。
教えてもらう人は何度でもその動画を見てやり方をチェックできます。教える側も何度も質問受けずにすみます。さらに大きなメリットとしては業務内容が変わらない限り繰り返し使えるということです。細かい事まで同じ内容を引継の度にいちいち説明する必要はありません。
もちろん動画とマニュアルを見て不明なところが出てくるかもしれませんが、全行程を見せていればそこまで不明点は多くないでしょう。HowはカバーしているはずなのでWhyの質問はあるかと思いますので、口頭での説明をするならばそこに時間を割いてあげるべきです。
また、システムの変更などにより業務の工程が変わることがあるのでそういったときは動画をアップデートしていく必要があります。
なお、動画は自分のパソコンだけにおいておいても宝の持ち腐れになってしまうので、社内のサーバーやクラウド上にまとめて置いておいて誰でもいつでも見られるようにしておくべきです。
このように動画を使えば効率的だけではなく、効果的に理解を促し、引継ぎを行えます。まずは主なところからだけでもいいので時間のある時に新人研修の内容や自分の業務を動画として残しておきましょう。