みなさんは契約書をどのように管理されているでしょうか。原本のまま紙だけをキャビネットに入れて保管しているだけという会社もまだまだ多いと思います。契約書はできる限りデジタル管理すべきです。
紙で保管されていると確認したい場合に毎回キャビネットに足を運んで該当のフォルダを探し、その中から該当の契約書を探す羽目になります。そこですぐに見つかればまだいいですが、違うフォルダに保存されていたため見つからないという残念なことも度々起こりうると思います。
契約書をコピーして手元で保管しておくという手がありますが、毎回新たな契約が結ばれたときや、契約内容が変わったときなど各自がコピーしないといけないです。
こういった手間を省くため、多くの人が見る契約書はスキャンして共有サーバーやクラウド上に保管しておきましょう。そうすれば見たいときに見たい人がすぐにアクセスできます。わかりやすい名前をつけておけばキーワードで検索すれば探す手間もそんなにかからないでしょう。できればあらかじめ決められた契約書番号を割り当てておくのがいいでしょう。そうすればすぐに見つけ出すことができます。
予算を組むときや損益のシミュレーションをするとき、実績を確認するとき、顧客データベースを登録するときなどにこういった信頼できる契約書などの元となる情報にすぐにアクセスできると重宝します。なぜなら担当者が辞めるなどして手元にある契約書に基づいているはずのデータがちゃんと更新されていないことがよくあるためです。そういった場合にいちいちフォルダを探して確認するのはかなりの時間をロスしてしまいまし、あまりやりたくない作業です。ですが、パソコンからすぐにアクセスできるのであればそんなに時間もかかりません。
誰か一人契約書をスキャンしてアップロードする、もしくはしたか確認する人を配置するのがいいと思います。スキャンして決められた場所にアップロードするのは契約を結んだ担当者でもいいかと思いますが、必ず漏れが置きますので、ちゃんとアップロードしたかどうか確認する人を配置すれば漏れが起きなくなります。もし漏れていたら担当者に確認してアップロードしてもらうのがいいでしょう。
システムと連動し、そのシステム上で契約の内容や、契約書をスキャンしたものが確認できるとよりいいです。置いておく場所を一元化することで探す手間も省けます。契約の内容をエクセルなどの表計算ソフトで管理するのは一つの手かと思います。
電子契約であればそもそもデジタル保管されているのでスキャンする手間も省けますのでおすすめです。ただこの場合は相手も電子契約に対応している必要がありますので、相手次第では紙でないといけない場合もでてきます。
また、今まで紙で契約を行ってきたのであれば膨大な量の契約書があると思います。それをすべてスキャンするのはかなりの時間と労力が必要になってきます。まず手始めに頻繁に使用する契約書だけでもいいと思います。その後、少しずつ主要な取引先やベンダーのものからアップロードしていけば十分かと思います。